13.012015
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Classement des documents administratifs

Classement des documents administratifs

Votre secrétaire indépendante SECRETEAM peut prendre en charge le classement de vos documents

Mais, quels documents conserver ?

Combien de temps les conserver ?

Les documents administratifs que vous recevez au quotidien sont à garder précieusement. Il est même vivement recommandé d’en faire des copies et de les stocker dans des endroits différents.

Ils pourront vous être utiles pour faire valoir vos droits.

Votre secrétaire à Montpellier de SECRETEAM peut vous aider à créer ou à améliorer le classement de vos documents. Ainsi, après le passage de votre secrétaire, vous n’aurez plus qu’à appliquer les méthodes de classement que vous aurez choisies, et tous vos documents seront en ordre.

Mais avant tout, savez-vous quels documents vous devez conserver ?

Combien de temps devez-vous les conserver ?

Nous allons vous présenter ci-après les durées minimales pendant lesquelles il est possible de faire valoir un droit ou de réclamer un paiement relatif aux différents documents.

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Les assurances

Classement documents concernant vos assurances

  • Quittances, avis d’échéance, courriers de résiliation, preuves du règlement : à conserver 2 ans
  • Contrats : à conserver 2 ans
  • Relevé d’information automobile : conservation permanente
  • Assurance-vie : à conserver 10 ans (ce délai ne s’applique pas au bénéficiaire de l’assurance dès qu’il a connaissance du contrat)
  • Dommages corporels : à conserver 10 ans

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Les véhicules

Classement documents concernant les véhicules

  •  Amendes forfaitaires : à conserver 1 an
    • Factures (achat, réparations …) : à conserver pendant la durée de conservation du véhicule, + ,2 ans en cas de revente (vice caché)
    • Certificat d’examen du permis de conduire : à conserver 4 mois, et jusqu’à réception du permis

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La banque

Classement documents de banque

  •  Chèques à encaisser : à conserver 1 an et 8 jours (passé ce délai, le chèque ne peut plus être encaissé, mais la dette reste due)
  • Contrat de prêt (immobilier et consommation), autres justificatifs : à conserver 2 ans à compter de la dernière échéance
  • Relevés de compte, talons de chèques : à conserver 5 ans (un débit frauduleux peut être contesté dans un délai maximum de 18 mois)

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La famille


Documents concernant la famille

  • Actes d’état civil (copies intégrales et extraits) : à conserver en permanence (certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent)
  • Avis de versement d’allocations familiales : à conserver 3 ans (délai de reprise en cas de trop versé, pouvant aller jusqu’à 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration. L’allocataire a 2 ans pour agir en paiement de ses prestations)
  • Jugement de divorce, jugement d’adoption : à conserver en permanence (en cas de perte, une copie est fournie par le tribunal)
  • Acte de reconnaissance d’un enfant : à conserver en permanence (la mairie peut en délivrer une copie)
  • Contrat de mariage (documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs) : à conserver en permanence (en cas de perte du contrat de mariage, s’adresser au notaire qui l’a établi)
  • Livret de famille : à conserver en permanence (en cas de perte, un duplicata peut être obtenue à la mairie)

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Le logement

Documents concernant le logement


  • Factures d’électricité et de gaz  :  à conserver 5 ans   (c’est le délai pour contester une facture ; le fournisseur a 2 ans pour agir en paiement contre un abonné).
  • Factures d’eau : à conserver 5 ans (c’est le délai pour contester une facture ; pour agir en paiement contre un abonné, le fournisseur a 4 ans (fournisseurs publics), 2 ans (fournisseurs privés))
  • Factures de téléphonie (fixe et mobile) et interne : à conserver 1 an
  • Preuve de restitution de matériel (box) : à conserver 2 ans à compter de la restitution
  • Factures liées aux travaux : à conserver 10 ou 2 ans, selon la nature des travaux (10 ans pour le gros oeuvre, 2 ans pour les petits travaux)
  • Certificats de ramonage : durée d’occupation du logement + 1 an
  • Attestation d’entretien annuel des chaudières : à conserver le temps d’occupation du logement + 2 ans
  • Titre de propriété : à conserver en permanence
  • Preuve du paiement des charges de copropriété, correspondances avec le syndic, procès verbaux des assemblées générales de copropriété… : à conserver 10 ans
  • Contrats de location, état des lieux, quittances de loyer : à conserver le temps de la location + 3 ans (ces délais s’appliquent aux logements loués comme résidence principale, vide ou meublées
  • Courrier de révision de loyer : à conserver le temps de la location + 1 an (ce délai s’applique aux logements loués à titre de résidence principale (vide ou meublée)
  • Inventaire du mobilier pour les locations meublées : à conserver le temps de la location, et jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
  • Échéance A.P.L : à conserver 2 ans

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Impôts et taxes

Documents fiscalité, impôts, taxe, crédit d'impôts

  •  Déclarations de revenus et avis d’imposition sur le revenu : à conserver 3 ans à compter de l’année qui suit l’année d’imposition
  • Avis d’impôts locaux (taxe foncière, taxe d’habitation) : à conserver 1 an (3 ans en cas de dégrèvement, exonération ou abattement)

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Le travail

Documents vie professionnelle

  • Bulletins de salaire, contrats de travail, certificats de travail : à conserver jusqu’à la liquidation de la retraite (le salarié dispose de 3 ans pour réclamer un arriéré de salaire)
  • Attestation Assedic ou Pôle Emploi : à conserver jusqu’à l’obtention de l’allocation chômage (ce document peut être utile dans le cadre du calcul des droits à la retraite
  • Reçu pour solde de tout compte : à conserver 6 mois à compter de la signature du salarié (3 ans à défaut de signature)
  • Échéances allocations chômage : à conserver 3 ans (c’est le délai de reprise du trop perçu – 10 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration)
  • Titres de paiement de la pension de retraite : à conserver en permanence (ce sont des documents utiles pour le calcul des droits à la pension de réversion)

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La santé

Documents concernant votre santé

  • Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité : à conserver 2 ans (c’est le délai de reprise du trop perçu – 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration)
  • Carte de mutuelle, demande de remboursement : la durée de conservation est variable selon l’organisme (voir les délais prévus dans le contrat)
  • Ordonnances : à conserver 1 an au minimum (pour la délivrance de lunettes, conserver 3 ans pour les personnes de plus de 16 ans, pour la délivrance d’audioprothèses, il n’y a pas de délai)
  • Preuves du versement d’indemnités journalières : à conserver jusqu’à la liquidation des droits à la retraite
    • Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé : à conserver en permanence (le carnet de santé des enfants est à conserver au moins jusqu’à leur majorité)

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Les papiers d’une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt car certains peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peuvent faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à compter du décès.

Mise à jour le 27.03.2014 – Direction de l’information légale et administrative (Premier ministre)