secretaire-montpellier

Vous souhaitez bénéficier de nos prestations de secrétariat à distance ? Vous trouverez ci-dessous le détail des différentes étapes qui vous mèneront vers une collaboration efficace et fructueuse.

1 - La prise de contact
2 - Le devis
3 - La commande
4 - Le démarrage de la mission
5 - Le suivi de la mission
6 - Les règlements
7 - La fin de la mission

 

1 - La prise de contact

contactVous avez un besoin, et, grâce au bouche à oreille, Internet, ou bien une publicité, vous découvrez l’existence de SECRETEAM.

Le premier contact peut avoir lieu par mail, rendez-vous dans vos locaux, ou chez SECRETEAM, avec notre responsable clientèle.

Lors de ce premier rendez-vous, nous étudions ensemble vos besoins : un audit détaillé sur les missions que vous souhaitez déléguer est réalisé.

Cet audit sera finalisé suite à nos 2 premiers passages, et donnera lieu à un rapport précis (méthodologie, procédures, fréquence) des tâches à réaliser.

SECRETEAM est à votre écoute, votre secrétaire indépendante réalise des prestations de qualité, dans le respect de vos besoins et de vos méthodes de travail.

 

2 - Le devis

devisSuite à ce premier entretien, nous vous envoyons un devis détaillé des prestations à mettre en place (fréquence, lieu de travail, méthodologie, tarifs) accompagné de nos Conditions Générales de Ventes.

Les différentes formules proposées sont :

      • Forfait
      • One shot
      • A la carte

SECRETEAM respecte vos exigences, votre secrétaire indépendante prend en charge les tâches qui vous éloignent de votre cœur de métier.

3 - La Commande

commandeSi cette proposition commerciale vous convient, il ne vous reste plus qu’à l’accepter : pour cela, nous vous demandons de signer, parafer, tamponner, dater et nous renvoyer ces documents en double exemplaire, par la Poste, à l’adresse suivante. Ceci correspond à la commande.

SECRETEAM s’engage à respecter la plus stricte confidentialité, votre secrétaire indépendante est formée aux bases du secret professionnel.

SECRETEAM vous remet, le jour du démarrage de la mission, une Charte Ethique et de Confidentialité, signée par votre secrétaire indépendante et SECRETEAM.

4 - Démarrage de la mission

demerrage-missionDès réception de votre commande, votre responsable clientèle vient vous présenter votre Assistante SECRETEAM :

  • Dans un délai de 8 jours ouvrables pour une mission d’environ 4 à 8 h par semaine
  • Dans un délai de 15 jours ouvrables pour plus de 8 h de travail par semaine

Le travail peut commencer !

SECRETEAM  vous propose des solutions adaptées à vos besoins. Votre assistante peut travailler dans vos locaux ou à distance, à votre convenance.

 

5 - Suivi de la mission

suiviSuite au premier passage de votre assistante, votre responsable clientèle prend contact avec vous afin d’ajuster au mieux les méthodes de travail, et recueillir vos impressions suite à la première séance de travail. L’audit des tâches que vous nous confiez est alors finalisé, nous vous le remettons sous 2 à 3 semaines.

Par la suite, nous faisons le point avec vous une fois par mois, afin d’évaluer votre niveau de satisfaction, et/ou d’envisager de nouvelles pistes de travail.

Vous suivez le temps de travail de votre assistante dans un tableau de suivi de temps de travail,  au format Excel partagé  (Google Document, ou Drive), ou bien sur un cahier de suivi de temps de travail, toujours à votre disposition dans vos locaux.

Votre Assistante SECRETEAM crée, et met à jour, tout au long de sa mission, les procédures des travaux qu’elle est amenée à réaliser. Vous validez ces procédures à chaque mise à jour.

SECRETEAM est soucieux de la qualité et du bon déroulement des travaux effectués par votre Assistante. En créant ou mettant à jour les procédures de travail, SECRETEAM vous permet de sécuriser vos processus, et ainsi, de garantir la continuité des missions effectuées.

 

6 - Règlements

reglementVous recevez une facture par mois, à terme échu. Cette facture est accompagnée du tableau de temps de travail du mois en cours. Votre assistante vous aura fait valider ce tableau de suivi des heures travaillées en fin de mois.

Nos factures sont payables à réception. Les modes de règlements possibles sont :

- Prélèvement automatique : facultatif

- Virement par vos soins, à réception de la facture

- Chèque bancaire, à réception de la facture

télésecrétariat médicalSecrétaire médicale

 

Fin de la mission

Vous pouvez mettre fin à la mission de SECRETEAM à tout moment, par un simple mail, ou appel téléphonique.

Aucune pénalité ne vous sera facturée.

Vous pourrez reprendre contact avec SECRETEAM à tout moment, pour de nouvelles interventions de votre Assistante SECRETEAM.

SECRETEAM s’engage à assurer des missions de qualité, souplesse, réactivité, qualité, confidentialité, compétitivité sont les mots clés qui nous tiennent à cœur.