22.082016
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Nouvelles technologies et secrétariat : les secrets d’une alliance réussie

Nouvelles technologies et secrétariat : les secrets d’une alliance réussie

Nouvelles technologies et secrétariat : les secrets d’une alliance réussie

Il y a encore quelques décennies, les nouvelles technologies étaient vues comme l’ennemi des secrétaires, des monstres automatisés susceptibles de les remplacer. Entre temps, les années ont passé, les technologies numériques ont fait un bond considérable et cela n’a pas empêché les secrétaires de demeurer un pilier pour l’entreprise. Contrairement aux préjugés, l’arrivée des ordinateurs, des logiciels de traitement de texte et des outils de gestion  n’a pas réduit leur volume de travail, bien au contraire.

Un métier transformé par les nouvelles technologies

En revanche, la nature de leur travail a profondément changé. Ordinateurs, micro-ordinateurs, imprimantes, lecteurs de disquettes, de CD-ROM, téléphone, scanner, reconnaissance vocale…, autant d’outils apparus ces trente dernières années qui ont révolutionné à chaque fois leur métier. Directement impactés, les secrétaires doivent se saisir du nouvel outil et s’y adapter, avant même le reste de l’entreprise. Les logiciels abondent : Word, Excel, Access, PowerPoint, Photoshop… Le métier est devenu très technique, il ne s’agit plus seulement de gérer l’agenda de son supérieur. Aujourd’hui, une assistante administrative doit savoir se servir d’une tablette, d’Internet, parfois même des réseaux sociaux.

L’essentiel des tâches a été simplifié : les logiciels de traitement de texte, de base de données, de tableur, de présentation, de correction ou d’agenda ont permis aux assistantes administratives de gagner du temps sur de nouveaux domaines et gagner en connaissances. Cette évolution a permis une spécialisation du métier : il est aujourd’hui possible de faire appel à une secrétaire juridique, médicale, commerciale…

Travail à distance et partage de fichiers

Grâce au téléphone, aujourd’hui au numérique, une secrétaire peut désormais travailler à distance ce  qui lui permet de gagner en indépendance. De plus en plus d’entreprises font appel au télésecrétariat.

Internet offre à la nouvelle secrétaire d’accéder à des fichiers partagés :

– accès commun à une documentation mise à jour en temps réel

– élaboration de notes en commun avec possibilité de corriger et de modifie

Si certaines tâches de secrétariat peuvent disparaître, notamment les tâches automatisées comme la saisie de texte ou la prise de messages téléphoniques, d’autres peuvent être toujours réalisées par des secrétariats, qu’il s’agisse d’activités plus complexes comme le suivi des dépenses et de gestion de budget, et plus répétitives comme la réalisation d’un mailing.

La « secrétaire virtuelle »

Nous parlons désormais de « secrétaire virtuelle » pour exprimer ce qu’est la secrétaire informatisée. Celle-ci a exactement les mêmes compétences que les secrétaires de bureau, mais elles sont en plus parfaitement en phase avec les avancées technologiques de l’époque.

Secreteam propose aussi des secrétaires acquises aux nouvelles technologies, travaillant chez le client ou à distance selon leur spécialisation.